Como fazer um webinar que seja tão empolgante quanto um evento pessoal

Há algo especial em participar de uma conferência presencial ou evento do setor: a adrenalina de ir buscar o seu crachá no primeiro dia; a palestra de abertura que deixa todos na sala animados. O networking é interrompido quando você se apresenta desajeitadamente a estranhos e se mistura com pequenos sanduíches.

Este ano, porém, quase todas as conferências e eventos foram adiados ou cancelados. O COVID-19 interrompeu as reuniões de grandes grupos de todos os tipos e muitos organizadores de eventos ficaram lutando para descobrir o que podem ou devem fazer como alternativa.

Uma opção é colocar seu evento online e executar um webinar (ou talvez, uma série de webinars). Mas você pode realmente reproduzir toda essa agitação, rede e oportunidade na tela de um laptop? Como você pode fazer um webinar tão emocionante quanto um evento presencial?

Charlene Ditch, fundadora e CEO da Charlene Kate Events , diz que existe potencial para os profissionais de marketing que estão preparados para se esforçar:

"Estamos navegando em um novo mundo e, embora devamos nos adaptar, ainda temos que ser cuidadosos em como oferecemos a experiência do participante. É um momento empolgante para ser um profissional de marketing de eventos e estou confiante de que, se formos estratégicos e intencionais sobre a forma como passamos a mensagem, fazemos o marketing e executamos - podemos entregar algo mágico".

Então, para ajudá-lo, elaboramos este guia para tornar sua primeira experiência de organização de um webinar menos incômoda e mais incrível. Descubra como escolher os alto-falantes certos, preparar-se com as melhores ferramentas e tornar a participação genuinamente interessante para os participantes.

Como realizar um webinar ou evento virtual como um profissional

1. Alinhe seu tema e datas
2. Estabeleça as metas do seu webinar
3. Recrute uma lista de palestrantes especiais
4. Configure sua plataforma e ferramentas de webinar
5. Promova o evento para criar buzz
6. Faça ensaios antes
7. Faça a mágica acontecer no dia
8. Acompanhamento pós-evento

1. Alinhe seu tema e datas

Todo grande evento online começa com uma grande ideia. Você deseja divulgar algo que ninguém mais fez antes (ou fazer melhor do que ninguém) - e isso pode ser um desafio quando há centenas de webinars acontecendo todos os meses.

É por isso que o tema que você escolhe é tão importante. Aborde um tópico que realmente interessa ao seu público e encontre um ângulo único ao qual eles não possam resistir . Você deve pensar em maneiras de incorporar esse tema em cada um dos tópicos do palestrante, à identidade visual do seu evento e aos tópicos reais que os participantes falarão depois.

Então, como você escolhe o tema do seu evento virtual? Aqui estão algumas coisas a se considerar…

• Está relacionado a um problema que seu público-alvo está tentando resolver? Sempre aborde o seu webinar da perspectiva do cliente em primeiro lugar.
  Procure pontos problemáticos com os quais eles se importam, as metas que estão tentando alcançar e as oportunidades que gostariam de buscar. Teste seu tema perguntando a seus clientes atuais se eles estariam interessados ​​nele.
• Você tem experiência neste espaço? Para atrair leads qualificados, o tema do seu evento deve estar relacionado ao seu negócio. Ninguém quer assistir a um webinar sobre cuidados com animais de estimação organizado pelo McDonald's, por exemplo.
• Existem especialistas do setor que podem falar sobre este tema? Você pode travar se o tema escolhido for muito estreito ou específico. O ideal é que haja alguns especialistas que possam falar sobre o tema ou outras empresas que você possa imaginar que queiram ser parceiras para o evento.

Também ajuda se você puder vincular seu webinar a eventos do mundo real que estão acontecendo em seu setor ou a outras datas importantes do calendário. Por exemplo, no momento, muitas empresas estão realizando séries especiais de webinars para ajudar seus clientes a se adaptarem ao COVID-19.

2. Acompanhe suas metas de webinar

Webinars são uma excelente oportunidade para gerar leads para sua empresa e aumentar sua lista de e-mail. Dependendo do tópico que você escolher e do quanto você promove o evento, esta será uma oportunidade de alcançar novos leads e fazer com que interajam com sua marca pela primeira vez.

É por isso que ajuda definir algumas metas no início, para que você possa ser estratégico com seu planejamento e rastrear quanto ROI obtém de seus esforços.

Aqui estão alguns dos objetivos mais importantes em que você deve pensar desde o início:

• Número de inscritos - defina uma meta realista para o número de inscritos que você espera que se inscrevam em seu webinar.
  Não há problema se esse número mudar à medida que você começa a construir seu evento - o número real de inscritos dependerá de seus esforços promocionais, suas parcerias e de quanto tráfego você direciona para a página de inscrição.
• Número de participantes - De acordo com os últimos benchmarks de webinar do On24, uma média de 56% dos inscritos comparecem a um evento online. Esse número cai para 43% se você espera mais de 100 participantes - então seja realista e espere que apenas metade dos inscritos esteja realmente presente no dia.
• Número de vendas ou inscrições - A meta final que você deseja rastrear é quantos inscritos ou participantes acabam se tornando clientes de sua empresa posteriormente. Você pode definir uma meta projetada para isso com base em seu modelo de negócios e os tipos de leads que planeja atrair.

3. Recrute uma lista de palestrantes especiais

Este é um grande problema. Porque a primeira coisa que qualquer um faz quando vê um novo webinar ou evento online é verificar quem vai falar. Se você não tiver pessoas com reconhecimento ou experiência na área, muitas pessoas simplesmente não estarão tão interessadas.

Rachel Scott, gerente de marketing sênior da Unbounce , diz que há três coisas valiosas a serem observadas ao criar sua lista ideal de palestrantes:

"Nomes reconhecíveis são uma grande atração, então você vai querer procurá-los primeiro. Mas também existem nomes de empresas que podem ser tão importantes quanto. Tente encontrar um equilíbrio entre os dois, enquanto também busca ativamente a diversidade e os diferentes pontos de vista.
Confira outros webinars do setor e veja quem tem falado do assunto - você pode encontrar muitos apresentadores excelentes dessa forma, e eles provavelmente estarão mais dispostos a participar".

Você vai querer começar a recrutar cedo porque você precisa da sua linha de palestrantes antes de começar a promover seu evento. Outra dica que Rachel sugeriu é oferecer uma oportunidade de compartilhamento de leads para parceiros de renome ou palestrantes que ajudariam a expandir seu alcance.

"Dê aos palestrantes e parceiros a oportunidade de gerar leads para seus negócios também. Você pode oferecer uma participação de lead um para um, por exemplo, e para cada lead que eles ajudarem a trazer para o webinar, você dará acesso a outro lead que se registrou.
Dessa forma, eles têm um incentivo para impulsionar as inscrições para o evento e divulgar. Alternativamente, você pode definir uma meta de registro para eles, se eles trouxerem um determinado número de leads, você compartilhará a lista completa de inscrições para o webinar".

Em seu discurso, você vai querer enfatizar o que há para eles. Seja o compartilhamento de leads, uma oportunidade de parceria para sua empresa, o número de participantes que eles serão capazes de alcançar ou com quem eles estarão falando no evento.

Você precisa de um host de webinar?

Um anfitrião ou moderador pode ajudar a tornar seu evento online mais emocionante e fácil de acompanhar para os participantes. Procure alguém em sua própria empresa que possa ser ótimo nessa tarefa - charmoso(a), amigável e experiente. Você pode pedir que apresentem cada convidado, conduzam sessões de perguntas e respostas com palestrantes e ajam como "a cara” do evento para torná-lo mais pessoal.

4. Configure sua plataforma e ferramentas de webinar

Existem várias plataformas diferentes que você pode usar para executar seu webinar ou evento online. Aqui estão algumas das opções mais populares que se integram às páginas de destino da Unbounce :

• GoToWebinar
• Demio
• Liveestorm
• Zoom

Em última análise, sua escolha se resumirá aos recursos de que você precisa, quanto controle você deseja sobre a plataforma e que faixa de preço faz sentido para o seu negócio.

Além da plataforma do webinar em si, você também deve criar uma página de destino para promover o evento e atrair novos inscritos.

Você pode usar o Unbounce para configurar rapidamente uma página que destaca seus palestrantes e incentiva os participantes a se inscreverem. Confira nossos modelos de página de destino de evento para começar ou veja mais exemplos de página de destino de webinar e práticas recomendadas para 2020.

Fique por dentro: Webinarjam e Everwebinar: Como Usar e Cupom de Desconto

5. Promova o evento para criar buzz

Agora que você tem seus palestrantes a bordo e sua página inicial de registro configurada, é hora de começar a promover seu webinar. Você deveria construir em pelo menos um mês de tempo de espera para seus esforços promocionais a fim de dar aos visitantes chances suficientes de se inscrever.

Enviar Emails Promocionais

Na Unbounce, os e-mails são a forma mais eficaz de promover webinars. As taxas de abertura e de clique tendem a ser mais altas aqui do que em qualquer outro canal.

Tente separar alguns segmentos de sua lista que você acha que seriam particularmente interessante ​​para o assunto e envie uma série de três e-mails promocionais convidando-os a participar.

• Email Um (“O Email de Convite”) - Envie este um mês antes de seu evento online. Esta é a grande revelação do seu evento, então você vai querer tratá-lo de qualquer jeito para deixar os destinatários animados. Concentre-se nos benefícios centrados no cliente de seu tema e nos grandes motivos pelos quais eles desejam participar.
• Email Dois (“Email do Palestrante”) - Uma ou duas semanas depois, envie um e-mail de acompanhamento que fornece um pouco mais de detalhes sobre quem falará no evento. É aqui que você pode fazer algumas mudanças de nomes e entrar em detalhes sobre os diferentes tópicos da agenda.
• Email Três (“Email da Última Chance”) - Este deve sair um ou dois dias antes do evento e realmente apoiar-se no FOMO do seu público. Seria uma pena se eles perdessem este evento que tantos de seus colegas estarão presentes.

Crie Antecipação nas Redes Sociais

Postar sobre o seu evento no Twitter, Facebook e LinkedIn pode ajudar a criar buzz para o seu público-alvo e torná-lo mais propenso a comparecer. Isso porque, quanto mais uma pessoa vê um anúncio, maior é a probabilidade de ela agir . Se parece que todo mundo está falando sobre o seu webinar nas redes sociais, isso ajudará a convencer algumas dessas pessoas a ficarem curiosas o suficiente para participar.

Nas semanas que antecederam o grande dia, tente adicionar mais e mais postagens sobre o evento. Aumente a frequência conforme você se aproxima para criar mais “buzz” na linha do tempo e incentive outros participantes a postar sobre isso também.

Peça aos palestrantes para promoverem seu evento

Seus palestrantes desejam que o webinar seja o mais bem-sucedido possível, porque seus nomes estão anexados ao evento. Então, por que não acessar suas redes e pedir ajuda com a promoção?

Essa pode ser uma ótima estratégia para atrair novos leads que, de outra forma, você não alcançaria sozinho. Porque quase todo mundo tem um público - seja por meio de um blog, uma lista de e-mail ou nas redes sociais. E até mesmo um simples retuíte do orador certo pode aumentar significativamente a participação no seu evento online.

Certifique-se de pedir aos palestrantes desde o início para obter sua adesão, e considere a possibilidade de oferecer algum tipo de participação no lead (como falamos anteriormente) para dar-lhes ainda mais incentivo promocional.

Use pop-ups e barras adesivas em seu site

Você pode configurar um pop - up ou barra adesiva para aparecer no seu site e promover o evento. Essa é uma ótima maneira de transformar qualquer página relevante ou de alto tráfego em um veículo para atrair visitantes à página de inscrição do webinar. Você pode até colocar um na página inicial do seu site, se quiser realmente gerar mais registros.

Pessoalmente, sou um grande fã do modelo de barra aderente 'Definir um lembrete' - o relógio de contagem regressiva chama a atenção das pessoas que estão rolando a página, mas não interfere muito na página em si.

6. Faça ensaios antes

Qual é a maior diferença entre um webinar enfadonho e uma experiência online incrível? Prática!

Claro, você pode colocar sua fé nos alto-falantes e torcer para que eles façam um ótimo trabalho no grande dia. Mas se você deseja elevar seu evento virtual e realmente torná-lo mais sofisticado para os participantes como se fosse um evento presencial, recomendamos enfaticamente fazer primeiro um ensaio com cada palestrante.

Marque horários com todos os palestrantes uma ou duas semanas antes do evento e peça que façam a apresentação como fariam quando estivessem ao vivo. Enquanto eles estão passando, você deve procurar oportunidades e áreas de melhoria ao redor...

• Fluxo de conteúdo - eles estão deixando pontos claros? Você consegue acompanhar o fluxo da apresentação? Eles passam muito tempo em um slide e pouco tempo em outro lugar? Existem lacunas ou questões óbvias que eles possam resolver?
• Entrega - Nem todo mundo é um orador nato. Procure oportunidades para melhorar sua entrega e faça recomendações com base em como eles realizam o ensaio. Se a entrega de alguém parecer incorreta, você pode pedir a ela para continuar praticando e agendar outro ensaio antes de ir ao ar.
• Recursos visuais - para dar ao seu evento uma sensação coesa, experimente dar a cada palestrante um modelo de apresentação de slides para usar. Procure inconsistências de estilo ou visuais que possam ser melhorados durante os ensaios. (Por exemplo, fotos borradas, fontes difíceis de ler, etc.).
  Você também deve verificar o plano de fundo de cada alto-falante para ter certeza de que a iluminação é agradável para os olhos, o microfone está claro e a conexão estável.
• Requisitos técnicos - eles precisam reproduzir um vídeo durante a apresentação? Existe um link da web que eles desejam mostrar? Melhor saber sobre isso com antecedência do que ser surpreendido ao vivo no dia do webinar.

Você também vai querer fazer uma revisão geral com o seu anfitrião e certificar-se de que eles sabem o que dirão antes e depois de cada apresentação. Repasse a pronúncia do nome de cada palestrante e faça uma simulação de sessão de perguntas e respostas para que eles tenham uma ideia de como poderão interagir com os participantes.

7. Faça a mágica acontecer no dia

No dia do seu webinar, você vai querer ir além para levar um pouco dessa emoção pessoalmente aos participantes. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para realmente colocar o “evento” em seu “evento virtual”.

Torne-o interativo

Se você não está planejando ter nenhuma interação com o público em seu webinar, por que não apenas reproduzir uma gravação? A razão pela qual você faz isso ao vivo é porque você quer que as pessoas interajam e se envolvam umas com as outras.

No entanto, isso significa fazer mais do que apenas perguntas e respostas de 15 minutos ao final de cada apresentação. Experimente incorporar enquetes ao vivo em seu webinar para envolver os participantes enquanto eles assistem.

Faça com que as pessoas conversem na sala de chat, tendo tópicos de conversa pré-preparados que se relacionem com os tópicos que você está cobrindo. Pense fora do padrão típico de um webinar para engajar seu público.

Faça isso perfeito

"Não preste atenção no homem atrás da cortina!". Em um grande webinar ou evento online, você não vê todo o trabalho que está acontecendo nos bastidores. Tente tornar as coisas o mais simples possível para os participantes, prestando muita atenção em como é a experiência deles.

Tenha uma mensagem de boas-vindas pronta para cada sessão, prepare seu anfitrião com alguns tópicos de conversa para preencher o tempo entre os segmentos e monitore o envolvimento do público no chat e nas redes sociais. Dependendo do tamanho do seu evento, você vai querer pelo menos duas ou três pessoas trabalhando em segundo plano para manter as coisas funcionando perfeitamente.

Torne-o surpreendente

Pense em alguns dos momentos mais memoráveis ​​que você teve em conferências no passado. Geralmente são as coisas que você não esperava que se destacam, mesmo anos depois. Uma deliciosa bola curva - como quando há uma linha de Unbouncers com excesso de cafeína prontos para dar um high-five quando você entra na conferência.

Pense em algumas maneiras de surpreender os participantes e palestrantes com brindes, brindes, jogos ou atividades. Pode ser uma ótima maneira de interromper um dia agitado e ajudá-lo a ir além da velha experiência normal de webinar.

8. Acompanhamento pós-evento

Agora que seu webinar acabou, você pode colocar os pés em cima da mesa e relaxar, certo? De jeito nenhum - ainda há mais um passo importante que faria você bater na testa se esquecesse.

Como você não quer que a experiência seja simplesmente esquecida por todos, faça o acompanhamento com os participantes (e os registrantes que não puderam comparecer) depois para fornecer quaisquer materiais relevantes ou gravações de webinars. Isso lhe dará outra oportunidade de rastrear quem está engajado e interessado nesse conteúdo - e quem pode se encaixar em uma criação de e-mail para eventualmente se tornar um cliente.

Você também pode considerar a criação de um Grupo do Facebook ou um Canal da Comunidade do Slack para manter a conversa viva entre os palestrantes e os participantes. Isso é o que a Thinkific fez após o Think in Color Online Summit - e agora eles têm um canal adicional que pode alcançar mais de 1.700 membros.

Ah, e não se esqueça de acompanhar e agradecer aos palestrantes também! Eles podem fornecer um feedback valioso sobre o que deu certo e o que você pode melhorar na próxima vez.

Seu próximo webinar tem muito potencial

Você sabe o que precisa acontecer a seguir. Você só precisa começar a trabalhar para trazer sua grande ideia para um webinar para o mundo real. Comece hoje com alguns de nossos modelos de página de destino de webinar ou continue aprimorando suas habilidades com nosso artigo sobre práticas recomendadas de página de destino de webinar para 2020 .

Vou deixar você com outra pepita de sabedoria de Charlene Ditch:

"Sempre criei e projetei eventos em torno da experiência do participante, e mudar para um evento virtual não é diferente. Coloque o participante primeiro e o resto se encaixará".

Traduzido e adaptado por equipe Nomadan

Fonte: Unbounce