O que é nota fiscal eletrônica? Vamos descobrir porque toda empresa precisa prestar contas ao fisco sobre o seu faturamento. Portanto, não importa qual seja a área de atuação ou o tamanho. Para registrar isso, temos as notas fiscais, que podem ser eletrônicas.
De modo geral, além de ajudar na prestação de faturamento, ela ainda gera benefícios, como os financeiros, para o empreendedor. O problema é que até hoje existem muitas dúvidas sobre a NF-e e também existem detalhes importantes que não podem ser deixados passar batidos.
Pensando em facilitar a compreensão de todos que precisam entender melhor sobre esse tipo de Nota Fiscal ou mesmo para quem ainda vai começar a empreender, nós fizemos esse artigo com tudo o que você deveria saber.
O que é na Nota Fiscal Eletrônica
Também conhecida como NF-e, ela nada mais é que a sigla para Nota Fiscal Eletrônica. Um documento que foi criado para substituir a forma impressa da nota fiscal e deixar o trabalho dos empresários e gestores e contadores mais fáceis.
Ela tomou o lugar da Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A p totalmente. Então, isso quer dizer que ela pode ser usada como nota fiscal de entrada ao se fazer importações e exportações, em operações feitas entre estados e aquelas mais simples também.
Portanto, graças a essa inovação, a Secretaria da Fazenda conseguiu mais velocidade para verificar todos os passos do procedimento de circulação que são submetidas as mercadorias. A segurança também aumentou consideravelmente para o empreendedor.
Logo, fica mais fácil entender o que é nota fiscal eletrônica com essas informações. Mas, tem outra curiosidade, veja abaixo.
A Nota Fiscal Eletrônica é utilizada no Brasil desde o ano de 2006. Contudo, ela passou por várias mudanças até chegar a esse formato atual, que é a versão 4.0. A introdução dela nas empresas não foi algo imediato, mas hoje ela funciona em todo o país.
1 - A função
O objetivo da modernização desse documento é justamente automatizar e agilizar todo o processo que acontece nas transações que ocorrem entre pessoas jurídicas e também as vendas que envolvem as pessoas físicas.
Todos os dados dessas operações, para deixar mais prático ao empresário quando precisar fazer consultas, assim como para a Receita Federal.
Porém, para que tudo se mantenha seguro é preciso usar a certificação digital. Nesse caso, a ideia é fazer a autenticação que ocorre entre o software que ficam nas máquinas dentro das empresas e os servidores governamentais.
2 - Os benefícios
Agora você sabe o que é Nota Fiscal Eletrônica e conhece a função dela. Então, é hora de citarmos alguns dos benefícios. Logo, não tem como não começar pelo benefício mais óbvio que a nota eletrônica gera.
Estamos falando da economia financeira para a empresa, pelo fato de deixar de usar papel. O meio ambiente também agradece. Mesmo não sendo uma economia tão grande assim, qualquer corte de gastos pode fazer uma boa diferença, ainda mais em empresas menores.
Além disso, o fato não ter papel faz com que empresa deixe de gastar espaço para acumular todos aqueles documentos. Outro ponto que deve ser destacado é a rapidez que a operação ganhou. Os processos são muito mais rápidos e exigem uma burocracia bem menor.
Para consultar também fica bem mais rápido. No âmbito jurídico é muito importante a nota eletrônica, pois por conta da assinatura digital, ela pode ser usada pelo emissor, receptor e também pelo Ministério Público.
3 - O arquivamento
É indicado que as notas fiquem armazenadas por pelo menos 5 anos, sendo essa uma recomendação geral para toda empresa que vem dos órgãos fiscalizadores. Isso porque a Receita Federal exige que guarde o arquivo por esse período por segurança.
Então, a ideia é garantir alguns direitos, como na hora de substituir um produto tenha essa garantia, por exemplo. Além do mais, quem não tiver essas notas, poderá pagar uma multa.
Além do mais, para fazer uma Nota Fiscal Eletrônica é preciso respeitar o padrão nacional de escrituração fiscal. Nele consta que depois de emitir a NF-e, o emissor deve mandar uma copia para o comprador no formato XML.
Também poderá mandar um PDF, mas este não é obrigatório. O arquivo XML pode ser gerado via download em algum programa disponibilizado sem custos, pela Receita Federal. Isso não impede também de usar outros programas que já tenha instalado na sua máquina.
3 - A perda
Perder essas notas pode lhe causar alguns transtornos e um bom prejuízo. Cada documento perdido culminará em uma multa de R$ 1 mil. Imagina perder um lote grande?
Porém, é possível se prevenir. Você poderá fazer cópias desses arquivos para aumentar a sua segurança e para se precaver de problemas nos computadores. Afinal, alguém apagar tudo sem querer ou até mesmo por roubo.
Bônus – e a nota fiscal de transporte para o e-commerce?
E como você sabe o que é nota fiscal eletrônica, vamos mudar o foco. Afinal, se você empreende na área digital, na internet, online com certeza já deve algum problema ou ouviu falar de alguém que teve na hora de enviar um produto que estava sem a nota fiscal, né? Então, considere que existe uma grande importância sobre a nota para transporte.
Ela é um documento obrigatório para fazer o envio de produtos que são vendidos pelos meios digitais. Se você quer saber mais sobre essa nota, os tipos, os dados, os arquivamentos e tudo mais, considere que já criamos um conteúdo para falar exatamente disso.
Curiosamente, saiba que além de evitar problemas com multas e impostos, o empreendedor digital ainda evita perder as mercadorias em uma possível apreensão.
