As empresas de todos os portes devem considerar uma parte do tempo de trabalho para reuniões. O problema é que quase sempre elas parecem ser “improdutivas”. Para solucionar isso, falaremos sobre como fazer uma reunião eficaz em pequenas empresas.
Afinal, quando se trata de pequenos negócios, muita gente acaba deixando de lado uma série de atividades importantes por achar que “não é necessário”. Porém, mesmo que a empresa ainda não tenha um grande faturamento, o ideal é que ela tenha ações que a mantenha sólida.
Então, estamos focando aqui em falar sobre como criar uma reunião que faça a diferença. Até mesmo porque o Bureau of Labor Statistics, dos Estados Unidos, avaliou que as empresas americanas perdem bilhões de dólares anualmente por conta dessas reuniões descansarias.
As 5 etapas
Na contrapartida das reuniões desnecessárias, nós podemos pensa rem reuniões produtivas. Sendo assim, elas podem gerar resultados incríveis, como na tomada de decisão dos gestores ou na hora de bater a meta de vendas, por exemplo. Então, conheça as etapas.
1 – Criando um ritmo
O primeiro passo é pensar em criar um ritmo, uma rotina. Assim, a ideia de ter reuniões regulares é inteligente e até mesmo vital para os pequenos negócios. Uma ideia é que seja semanal, mas também pode ser mensal.
“O importante é criar um ritmo que seja ideal para a sua equipe e que esteja alinhado com os objetivos da empresa”.
Até mesmo porque as reuniões de prontidão, de última hora, inesperadas podem dificultar a preparação dos funcionários. Afinal, esse momento é como um “brainstorm”, que visa a troca de conhecimento e de informações.
2 – Definindo as pautas
O próximo ponto é sobre a definição das pautas. Isso porque ninguém gosta de uma reunião surpresa, né? Se isso acontecer, saiba que o evento vai parecer uma coisa meio desorganizada e que custa dinheiro, mesmo que for ineficiente.
Para isso, uma boa dica é criar um plano para aquele momento, manter o foco durante o evento, criar uma meta a ser alcançada até o fim dele e se concentrar na busca por soluções e não problemas. “Orientar-se para a solução ajuda a tornar as reuniões mais produtivas”.
3 – Gerando um feedback
A etapa do meio é sobre o feedback. Dessa forma, na hora de estudar como fazer uma reunião eficaz em pequenas empresas, lembre-se de que é preciso saber ouvir. Então, uma reunião tem sempre que ser algo flexível para todos. Até mesmo porque a ideia é encontrar soluções.
Para esse quesito, o que as empresas têm feito é usar documentos acessíveis a todos, com possibilidades de redações e revisões. Por exemplo, hoje dá para optar pelo armazenamento na nuvem, com versões atualizadas e que podem ser incluídas durante as discussões.
Outra coisa é aproveitar das tecnologias, como é o caso das videoconferências. Isso ajuda para que a empresa perca menos tempo na reunião, otimize o tempo e gaste menos também. Sem contar que acelera o tempo de resposta.
4 – Aplicando as informações
Para que a reunião tenha o efeito desejado, saiba que uma boa orientação para o gestor é sobre usar informações a seu favor. Então, se vai falar do lucro da empresa, tenha gráficos. Também dá para pensar em ferramentas que facilitam a amostragem.
A ideia geral é que você tenha condições de ouvir os feedbacks. Porém, entenda a importância de chegar na reunião com dados e estatísticas para guiar essa conversa. Isso vai ser muito importante na tomada de decisão futura, após o fim da reunião empresarial.
Inclusive, “a chave é ter um modelo ou processo, pensando na alocação de responsabilidades”.
5 – Compartilhando os resultados
E agora o último tópico, a última etapa para entender como fazer uma reunião eficaz em pequenas empresas, tem a ver com os resultados. Saiba que toda empresa de pequeno porte costuma ter um gestor a frente. Isso é normal e natural.
No entanto, o que pode fazer a diferença é a transparência com os resultados. Porque se as metas foram demonstradas, com certeza, é preciso saber sobre os resultados também. Desse modo, use as reuniões para falar sobre isso.
“Adote diversas perspectivas: isso permite que todo resultado seja compartilhado e facilite na tomada de decisão. Logo, influência na hora de a empresa conseguir prosperar”.
As citações
Antes de terminar a leitura, saiba que as citações acima, que estão em aspas, são da Microsoft. Isso porque o material original foi publicado na página dessa empresa.
Desse modo, a Microsfot diz que as dicas servem como “práticas importantes para manter a equipe no caminho certo. Aqui temos maneiras simples de melhorar as reuniões de pequenas empresas para que consigam manter a produtividade alta”.
Sobre as ferramentas para reuniões online
E como último tópico desse material, considere que nós temos alguns textos que citam os melhores aplicativos para fazer as reuniões online, no que é chamado também de videoconferência ou webmeeting.
Se quiser saber mais sobre isso e também sobre os motivos que existem para usar tais recursos tecnológicos, leia.
